Back Office ou Retaguarda é o termo que denomina todas as operações de gestão interna de um e-commerce, às quais requerem nenhum ou pouco contato pessoal com os consumidores.
Em teoria, toda loja virtual deveria contar com uma equipe de Back Office capaz de lidar com finanças, estoque, logística, compras, segurança e recursos humanos, entre outras atividades, para funcionar bem.
São, por exemplo, funções da equipe de Back Office:
• Recepcionar e analisar os pedidos provenientes da loja virtual
• Cuidar da segurança das operações financeiras
• Verificar dados cadastrais dos consumidores e validar (ou não) os pedidos
• Controlar o armazém para não sobrar ou faltar produtos
• Preparar e despachar os produtos para as transportadoras
• Cuidar para que as transportadoras façam a entrega no prazo
• Analisar o pós entrega e realizar a logística reversa (se necessário)
Basicamente, todas as funções realizadas por uma equipe de Back Office podem ser contidas em um software do tipo Enterprise Resource Planning (ERP), cujo uso possibilita uma gestão interna mais enxuta e sem erros.
O ERP permite que a equipe de Back Office tenha uma visão integral, isto é, uma visão acerca do funcionamento de todos os departamentos internos do negócio. Além disso, ele oferece um banco de dados estatísticos de compras, vendas, entregas, reclamações, etc., que ajudam os administradores a obterem insights para melhorias.
